Diese Software wird Ihrem Arbeitgeber im Rahmen einer Auftragsverarbeitung von der Solvenius GmbH zur Verfügung gestellt, einem Unternehmen, das Dienstleistungen im Bereich Personalabrechnung und Software im Bereich Personalabrechnung, Personalmanagement und Zeitwirtschaft anbietet. Wir geben Ihnen nachfolgend einen Überblick über den Datenschutz bei bits-HR.++++Solvenius verarbeitet im Auftrag Ihres Arbeitgebers personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses nach Art. 88 DS-GVO i. V. m. § 26 Bundesdatenschutzgesetz (neu), in der Regel zur Begründung oder Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung.++++Die Solvenius GmbH ist lediglich Betreiber der Software und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Solvenius ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen Ihrem Arbeitgeber als verantwortliche Stelle und Solvenius. Dazu kann es auch erforderlich sein, dass Solvenius weitere Subunternehmen zur Erbringung der Dienstleistungen einsetzt. Bei Fragen zu dieser Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisisses wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber.++++Die Erbringung unserer Dienstleistungen, vor allem der Betrieb der Software, erfordert die Verarbeitung von weiteren Daten, die auch zum Teil personenbezogene Daten sein können und erfolgt entsprechend den gesetzlichen Vorschriften. Für den Datenschutz sind das insbesondere die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), das geltende Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Unsere Dienste werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gehostet.++++Wir als Solvenius GmbH nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und gemäß den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung und sonstiger gesetzlicher Vorgaben. Mit den nachfolgenden Hinweisen in unserer Datenschutzerklärung sowie den Informationspflichten nach Art. 13, 14 DS-GVO möchten wir Sie umfassend über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten, soweit sie für den Betrieb der Software notwendig sind sowie Ihre Rechte in diesem Zusammenhang informieren.
**Personenbezogene Daten** sind alle (persönlichen und sachlichen) Informationen, die sich auf eine bekannte oder identifizierbare natürliche Person (=Betroffener) beziehen. Dazu gehören beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Email-Adresse und Ihre Telefonnummer.++++Personenbezogene Daten - und auch Ihre Daten - können **anonymisiert** werden. Anonymisiert sind Ihre Daten, wenn ein Personenbezug dauerhaft und von niemanden mehr hergestellt werden kann oder aber eine Herstellung des Personenbezugs nur mit unverhältnismäßig großen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft wiederherstellbar ist.++++Bei der **Pseudonymisierung** werden Ihre personenbezogene Daten in der Weise verändert, dass Ihre Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr Ihnen zugeordnet werden können. Die zusätzlichen Informationen werden gesondert aufbewahrt und es werden technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um Rückschlüsse auf die Identität der natürlichen Person zu verhindern.
Mit bits-HR nutzen Sie eine Personalverwaltungssoftware, mit der Ihnen von Ihrem Arbeitgeber einerseits Daten aus dem Personalbereich zur Verfügung gestellt werden und die Ihnen, je nach Nutzungsvereinbarung, ermöglicht, aktiv Daten zu bearbeiten.++++Die Nutzung von bits-HR setzt eine individuelle Anmeldung voraus. Diese Anmeldung ist nur möglich, wenn das Unternehmen, bei dem Sie beschäftigt sind, einen Vertrag mit der Solvenius GmbH inkl. eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DS-GVO geschlossen hat. Zur Registrierung werden neben einer Email-Adresse aus Sicherheitsgründen zwei weitere Identifikationsmerkmale abgefragt, die zuvor bereits in bits-HR vorhanden sein müssen, damit eine Registrierung erfolgen kann.++++Darüber hinaus werden von uns im Auftrag Ihres Arbeitgebers weitere Informationen bereitgestellt, die Sie in der Datenschutzerklärung Ihres Arbeitgebers einsehen können.
Wir geben Ihre Daten nicht an unbefugte Dritte weiter.
Wenn Sie eine Internetseite aufrufen, werden von Ihrem Browser automatisch bestimmte Informationen an den Server der Internetseite gesendet und von diesem in sogenannte Logfiles gespeichert. Diese Daten sind i. d. R. Psyeudonyme. Sie erlauben keinen Rückschluss auf eine natürliche Person. Die Logfiles können bei Verdacht eine rechtswidrige Nutzung nachträglich kontrolliert und auch ausgewertet werden. Gleiches gilt auch für automatisiert erstelle Fehlerprotokolle, sogenannte Error-Logs, die gespeichert werden.++++Bei bits-HR werden folgende Informationen gespeichert:++- Der von Ihnen verwendete Browser inkl. seiner Version++- Das verwendete Betriebssystem inkl. seiner Version++- Der Hostname (die IP-Adresse) Ihres Rechners++- Die Uhrzeit und das Datum des Aufrufs von bits-HR++++Aus Sicherheitsgründen, etwa zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unsere Webserver, erfolgt eine Speicherung dieser Daten. Nur im Falle eines Angriffs auf unsere Systeme wird die gespeicherte IP-Adresse ausgewertet (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Die Zuordnung einer natürlichen Person zu diesen gespeicherten Nutzungsdaten erfolgt nicht.++++Wir bewahren diese Daten 14 Tage auf, dann werden sie automatisch gelöscht.
Bei bits-HR verwenden wir Cookies, die nur gültig sind, solange Sie bits-HR auch nutzen. Die Cookies enthalten keine Informationen zu Ihrer Person oder zu Ihrem Konto. Sie unterstützen ausschließlich die Browser-Navigation. Wenn Sie sich über den Logout-Button (Abmelde-Funktion) bei bits-HR abmelden, wird das Cookie automatisch wieder vom Rechner entfernt. Diese zeitlich begrenzt eingesetzten Cookies bezeichnet man als Session-Cookies.++++In bits-HR sind diese Session-Cookies für Transaktionen zwingend notwendig, da sonst bestimmte Funktionen technisch nicht möglich sind. .++++Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies auch in Ihrem Browser deaktivieren. Oder Sie stellen Ihren Browser so ein, dass er Sie benachrichtigt, wenn Sie ein Cookie erhalten. Bitte beachten Sie jedoch, dass für den Betrieb von bits-HR Session-Cookies benötigt werden. Sollten Sie die Cookies deaktivieren, ist die Nutzung von bits-HR nicht möglich. .++++Wir setzen keine Technologie ein, die Informationen durch Session-Cookies mit Ihren persönlichen Daten verknüpft.
Wenn Sie unseren Internetauftritt besuchen, speichern wir die sogenannte IP-Adresse Ihres Rechners, die eine eindeutige Zuordnung und damit die Erreichbarkeit des Computers überhaupt erst ermöglicht. Die IP-Adresse ist eine individuelle "Adresse" eines Computers in einem Computer-Netz. Somit können Sie unseren Internetauftritt jederzeit nutzen, ohne dass Sie Ihre Daten offenlegen müssen. Die jeweilige Speicherdauer der IP-Adresse variiert je nach Verarbeitungszweck und ist in den Abschnitten "Server Logs" und "Anmeldung zur Nutzung bits-HR" und "Speicherung von Fehlerdaten-Logs" für den jeweiligen Sachverhalt benannt.
Im Rahmen der Registrierung für unsere Plattform erheben wir von Ihnen Ihre E-Mail-Adresse, sowie 2 weitere Identifikationsmerkmale, die wir aus Datensicherheitsgründen hier nicht öffentlich kundtun. Diese Informationen wurden bereits vorher von Ihrem Arbeitgeber in bits-HR oder durch uns nach Beauftragung durch Ihren Arbeitgeber hinterlegt. Mit Ihrem Arbeitgeber haben wir bereits vor der Nutzung des Portals einen Vertrag inkl. eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen.++++Bei jedem Anmeldevorgang als Mitglied auf unserer Plattform fallen darüber hinaus Logfiles an.++++Wir registrieren gültige und ungültige Zugriffe mit folgenden Inhalten:++- Der von Ihnen verwendete Account Name++- Der Hostname (die IP-Adresse) Ihres Rechners++- Die Uhrzeit und das Datum des Aufrufs von bits-HR++- Das Ergebnis des Zugriffsversuches++++Wir bewahren diese Daten aus Datensicherheitsgründen 1 Jahr auf, um ggf. unberechtigte Zugriffsversuche auf unsere Website identifizieren zu können, dann werden sie automatisch gelöscht (berechtigtes Interesse gem. Art 6 Abs. 1 f DSGVO).
Um Fehler zu identifizieren und um sie beheben zu können, werden automatisiert sogenannte Fehlerprotokolle erstellt (Error Logs). Wir benötigen dies zwingend, um auf Probleme zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse gem. Art 6 Abs. 1 f DSGVO). Anhand der Daten kann kein Rückschluss auf eine natürliche Person gezogen werden.++++Diese Daten beinhalten folgende Angaben:++- Der von Ihnen verwendete Browser inkl. seiner Version++- Das verwendete Betriebssystem inkl. seiner Version++- Der Hostname (die IP-Adresse) Ihres Rechners++- Die Uhrzeit und das Datum des Aufrufs von bits-HR++++Wir bewahren diese Daten 14 Tage auf, dann werden sie automatisch gelöscht.
Um Ihre personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, setzen wir geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein. Diese Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
**Informationsg von der Solvenius GmbH zur Verfügung gestellt, einem Unternehmen, das Dienstleistungen im Bereich Personalabrechnung und Software im Bereich Personalabrechnung, Personalmanagement und Zeitwirtschaft anbietet. Wir geben Ihnen nachfolgend einen Überblick übepflicht nach Art. 13 DSGVO – Webseitenbesucher und –nutzer zur Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Provider der Software (Solvenius GmbH)**++++**Allgemeines**++++ Diese Software wird Ihrem Arbeitgeber im Rahmen einer Auftragsverarbeitunr den Datenschutz bei bits-HR.++Solvenius verarbeitet im Auftrag Ihres Arbeitgebers personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses nach Art. 88 DS-GVO i. V. m. § 26 Bundesdatenschutzgesetz (neu), in der Regel zur Begründung oder Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung.++Die Solvenius GmbH ist lediglich Betreiber der Software und in diesem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Solvenius ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen Ihrem Arbeitgeber als verantwortliche Stelle und Solvenius. Dazu kann es auch erforderlich sein, dass Solvenius weitere Subunternehmen zur Erbringung der Dienstleistung einsetzt. Bei Fragen zu dieser Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber.++Die Erbringung unserer Dienstleistungen, vor allem der Betrieb der Software, erfordert zudem die Verarbeitung von weiteren Daten, die auch zum Teil personenbezogene Daten sein können.++++**Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 a DSGVO) für die Verarbeitung in eigener Verantwortung zur Bereitstellung der Software im Sinne des Datenschutzrechts ist**++++Solvenius GmbH++Tränkestraße 5++70597 Stuttgart++E-Mail: datenschutz[at]solvenius.de++++**Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art. 13 Abs. 1 b DS-GVO)**++++ENSECUR GmbH++Sophienstr. 25++70178 Stuttgart++Persönlich verantwortlich: Herr Julian Häcker++E-Mail: dsb-solvenius[at]ensecur.de++++**Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 c DS-GVO)**++++ Anmeldung zur Nutzung bits-HR und technischer Betrieb der Webseite, Sicherheitszwecke und Fehleranalyse (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)++++**Interessen des Verantwortlichen bei Interessensabwägung (Art. 13 Abs. 1 d DS-GVO)**++++• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten++• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs der Gesellschaft++• Verhinderung von Straftaten++• Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten++++**Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 e DS-GVO)**++++Externes Rechenzentrum, welches diese Software zur Erhöhung der Sicherheit in unserem Auftrag hostet.++++**Übermittlung in Drittländer (Art. 13 Abs. 1 f DS-GVO)**++++Es erfolgt keine Übermittlung von Daten in ein Drittland.++++**Speicherdauer gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 13 Abs. 2 a DS-GVO)**++++Eine Löschung der personenbezogenen Nutzungsdaten ist abhängig vom Vertragsverhältnis und den gesetzlich bestimmten Löschfristen:++++• Serverlogfiles, Fehlerdatenlogs und IP-Adressen in diesem Zusammenhang für 14 Tage, ++• Anmeldevorgänge inklusive Logfiles und IP-Adressen für 1 Jahr.++++**Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 13 Abs. 2 b DS-GVO)**++++Als Betroffene/r habe Sie jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer Daten und auf Einschränkung der Verarbeitung, sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Bitte wenden Sie sich hierzu an den Verantwortlichen unter den angegebenen Kontaktdaten.++++**Widerspruchsrecht (Art. 21. Abs. 1 DS-GVO)**++++Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung unter unseren angegebenen Kontaktdaten jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.++++**Widerrufsrecht (Art. 13. Abs. 2 c DS-GVO)**++++Soweit Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten eingewilligt haben, haben Sie das Recht, diese jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf wird hiervon nicht berührt. Bitte wenden Sie sich hierzu an die verantwortliche Stelle unter den angegebenen Kontaktdaten.++++**Beschwerderecht (Art. 13 Abs. 2 d DS-GVO)**++++Als Betroffene/r können sie sich bei Beschwerden jederzeit an den zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg wenden.++++**Bestehen einer Erforderlichkeit zur Bereitstellung personenbezogener Daten (Art. 13 Abs. 2 e DS-GVO)**++++Die erhobenen Daten sind für die Nutzung des Websitenangebotes erforderlich.++++**Änderung dieser Datenschutzerklärung**++++Wir entwickeln bits-HR permanent weiter, um Ihnen einen immer besseren Dienst zur Verfügung stellen zu können. Diese Datenschutzerklärung werden wir stets auf dem aktuellen Stand halten und entsprechend korrigieren, falls dies notwendig sein sollte.++Letzter Stand dieser Datenschutzerklärung: 25.09.2019
Diese können Sie über Ihre Personalabteilung erfragen.